Informativa privacy Training Central e applicazione mobile

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) Ultimo aggiornamento: 27 settembre 2026 1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO Il Titolare del trattamento è SimAID S.r.l., con sede legale in Via O. De Gaspari 47R, 16146 Genova (GE), codice fiscale 03328301209 e partita IVA IT03328301209. Contatti: - e-mail: tcc@simaid.it - PEC: postacertificata@pec.simaid.it La presente informativa riguarda Training Central, inclusi il portale web, l’applicazione mobile e i servizi collegati. Qualora Training Central venga utilizzato per conto di un diverso ente o centro di formazione, tale soggetto potrà operare quale autonomo titolare del trattamento per i dati e le attività di propria competenza; SimAID agirà nei ruoli definiti dagli accordi applicabili. 2. INTERESSATI E AMBITO DI APPLICAZIONE Il trattamento può riguardare coordinatori, amministratori, operatori, responsabili dei Training Site, faculty, istruttori, candidati istruttori, corsisti, referenti aziendali, fornitori e altri soggetti coinvolti nell’organizzazione o nello svolgimento delle attività formative. Training Central è destinato a un utilizzo professionale e non è rivolto direttamente ai minori. Eventuali dati di minori possono essere trattati soltanto nell’ambito di attività formative legittimamente organizzate e con le autorizzazioni previste dalla normativa applicabile. 3. CATEGORIE DI DATI TRATTATI In relazione al ruolo e alle funzioni utilizzate, possono essere trattati: - dati identificativi e di contatto, quali nome, cognome, indirizzo e-mail, telefono e indirizzo; - dati dell’account, dell’organizzazione di appartenenza, del ruolo e delle autorizzazioni; - dati professionali, matricole, qualifiche, discipline, abilitazioni, scadenze, monitoraggi e storico formativo; - dati relativi a corsi e classi, iscrizioni, presenze, risultati, punteggi, checklist, remediation, attestati e rinnovi; - dati contenuti nei roster e nei documenti caricati dagli utenti autorizzati; - firme apposte sui documenti e sui roster digitali; - comunicazioni interne, notifiche e informazioni necessarie all’assistenza; - dati relativi a ordini, materiali, licenze e risorse formative; - dati tecnici e di sicurezza, quali indirizzo IP, data e ora degli accessi, identificativo del dispositivo, piattaforma, versione del sistema operativo e dell’app, log applicativi e registrazioni di audit; - token tecnici necessari all’invio delle notifiche push; - eventuali dati fiscali, professionali o ECM quando richiesti dalla specifica attività formativa; - eventuali informazioni particolari strettamente necessarie per esigenze formative o di accessibilità, soltanto quando previste e sulla base di un idoneo presupposto giuridico. Training Central non utilizza dati per pubblicità comportamentale e non vende dati personali. 4. FINALITÀ E BASI GIURIDICHE I dati sono trattati per: a) creare e amministrare gli account, autenticare gli utenti e applicare i permessi previsti dal ruolo; b) organizzare, autorizzare, svolgere e documentare corsi, classi, piani formativi e attività didattiche; c) gestire roster, presenze, valutazioni, checklist, attestati, qualifiche, scadenze e rinnovi; d) gestire istruttori, Training Site, aziende, corsisti, risorse, materiali, licenze e ordini; e) inviare comunicazioni operative, credenziali, promemoria, notifiche e messaggi collegati al servizio; f) assicurare sicurezza, continuità operativa, prevenzione degli abusi, assistenza, tracciabilità e audit; g) adempiere a obblighi normativi, amministrativi, contabili, fiscali, contrattuali o derivanti dai requisiti degli enti di accreditamento e certificazione; h) accertare, esercitare o difendere diritti in sede giudiziaria o stragiudiziale. Le basi giuridiche sono, secondo i casi: - esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) GDPR; - adempimento di obblighi legali, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c) GDPR; - legittimo interesse del Titolare alla gestione, sicurezza, tracciabilità e tutela del servizio, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) GDPR; - consenso, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a) GDPR, quando richiesto per specifiche funzioni facoltative; - per eventuali categorie particolari di dati, uno dei presupposti previsti dall’art. 9 GDPR e dalla normativa nazionale applicabile. 5. FUNZIONALITÀ DEL DISPOSITIVO MOBILE Fotocamera: l’app può richiedere l’accesso alla fotocamera esclusivamente per leggere QR code o codici a barre relativi alle risorse. Le immagini inquadrate durante la scansione non vengono conservate come fotografie né utilizzate per finalità diverse dalla decodifica del codice, salvo un’azione separata e consapevole dell’utente. Notifiche: se abilitate dall’utente, l’app utilizza i servizi di notifica del sistema operativo. Per i dispositivi Apple viene trattato un token tecnico tramite Apple Push Notification service (APNs). Le notifiche possono essere disattivate dalle impostazioni del dispositivo. Autenticazione biometrica: quando disponibile, l’eventuale verifica biometrica è eseguita dal sistema operativo del dispositivo. Training Central non riceve né conserva impronte digitali, immagini del volto o modelli biometrici. L’app non richiede l’accesso continuativo alla posizione geografica, alla rubrica personale o ai dati pubblicitari del dispositivo. 6. MODALITÀ DEL TRATTAMENTO E SICUREZZA I dati sono trattati con strumenti elettronici secondo principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, esattezza, limitazione della conservazione e integrità. Sono adottate misure tecniche e organizzative proporzionate al rischio, tra cui autenticazione, gestione dei ruoli e delle autorizzazioni, cifratura delle comunicazioni, registrazione degli accessi e delle operazioni rilevanti, copie di sicurezza, segregazione logica dei dati e procedure di gestione degli incidenti. Ogni utente è tenuto a custodire le proprie credenziali e a non consentirne l’utilizzo a terzi. 7. DESTINATARI E FORNITORI I dati possono essere accessibili, nei limiti delle rispettive mansioni, a personale autorizzato, Training Center, Training Site, istruttori, faculty, enti organizzatori, aziende clienti e altri soggetti legittimamente coinvolti nello specifico corso o processo. Possono inoltre essere trattati da fornitori nominati, quando necessario, responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, inclusi fornitori di hosting, infrastruttura, archiviazione, manutenzione, posta elettronica e notifiche. Tra i servizi tecnici attualmente utilizzabili rientrano Aruba per infrastruttura e archiviazione, Brevo per comunicazioni e-mail transazionali e Apple per distribuzione dell’app e notifiche APNs. I fornitori e gli eventuali subfornitori sono vincolati a obblighi di riservatezza, sicurezza e protezione dei dati coerenti con la presente informativa e con la normativa applicabile. I dati possono essere comunicati ad autorità pubbliche o altri soggetti quando richiesto dalla legge o necessario per tutelare un diritto. Non è prevista la diffusione indiscriminata dei dati personali. 8. TRASFERIMENTI FUORI DALLO SPAZIO ECONOMICO EUROPEO Il Titolare privilegia servizi e infrastrutture situati nello Spazio Economico Europeo. Qualora un fornitore comporti il trattamento di dati in un Paese terzo, il trasferimento avverrà sulla base di una decisione di adeguatezza o di garanzie appropriate previste dagli articoli 44 e seguenti GDPR, incluse, ove applicabili, le clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea e misure supplementari. 9. CONSERVAZIONE I dati sono conservati per il tempo necessario alle finalità per le quali sono stati raccolti e nel rispetto degli obblighi normativi, contrattuali e degli enti di accreditamento o certificazione. In particolare: - i documenti relativi ai corsi sono conservati, di regola, per 3 anni dalla conclusione del corso, salvi ulteriori obblighi applicabili; - i documenti relativi agli istruttori scaduti o sostituiti sono conservati, di regola, per 3 anni dalla scadenza o sostituzione; - i documenti correnti degli istruttori restano disponibili finché necessari alla gestione della qualifica; - i dati dell’account sono conservati per la durata del rapporto e successivamente per il periodo necessario ad adempiere agli obblighi applicabili o tutelare i diritti del Titolare; - i token delle notifiche sono conservati finché il dispositivo è associato all’account o fino a revoca, sostituzione o disconnessione; - log e registrazioni di audit sono conservati per un periodo proporzionato alle esigenze di sicurezza, accountability e tutela dei diritti. Decorso il periodo applicabile, i dati sono cancellati, anonimizzati o resi non più direttamente accessibili, fatte salve le copie residue nei backup fino al completamento dei relativi cicli di sovrascrittura. 10. CONFERIMENTO DEI DATI Il conferimento dei dati contrassegnati come necessari è indispensabile per creare l’account, accedere al servizio, partecipare alle attività formative o produrre la documentazione richiesta. Il mancato conferimento può impedire l’erogazione della specifica funzione. Le autorizzazioni facoltative del dispositivo, come notifiche o fotocamera, possono essere negate o revocate dalle impostazioni del sistema operativo; alcune funzioni collegate potrebbero non essere disponibili. 11. PROCESSI AUTOMATIZZATI E TRACCIAMENTO Training Central può effettuare calcoli automatici relativi a scadenze, completezza documentale, requisiti di rinnovo, progressione didattica e stato delle attività. Tali elaborazioni supportano l’organizzazione e non producono decisioni esclusivamente automatizzate con effetti giuridici o analogamente significativi ai sensi dell’art. 22 GDPR. L’app non effettua tracciamento pubblicitario tra applicazioni o siti di soggetti terzi e non utilizza i dati per profilazione commerciale. 12. DIRITTI DELL’INTERESSATO L’interessato può esercitare, quando applicabili, i diritti previsti dagli articoli 15-22 GDPR: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione e revoca del consenso senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente. Le richieste possono essere inviate a tcc@simaid.it oppure alla PEC postacertificata@pec.simaid.it, specificando nell’oggetto “Privacy Training Central”. Il Titolare potrà richiedere le informazioni strettamente necessarie a verificare l’identità del richiedente. La cancellazione dell’account o dei dati può essere limitata quando la conservazione sia necessaria per obblighi di legge, requisiti documentali applicabili, tutela di diritti o documentazione della formazione già erogata. L’interessato ha inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, tramite i canali disponibili sul sito www.garanteprivacy.it, oppure all’autorità di controllo competente nello Stato membro in cui risiede o lavora. 13. MODIFICHE ALL’INFORMATIVA La presente informativa può essere aggiornata in seguito a modifiche normative, organizzative o funzionali. La versione vigente è pubblicata all’indirizzo https://www.trainingcentral.it/privacy e riporta data, numero di versione e impronta digitale del contenuto. Quando necessario, agli utenti autenticati potrà essere richiesta una nuova presa visione.